1. Ȋnrolare în Spaţiul Privat Virtual (SPV) persoane juridice – https://anaf.ro
– obţineţi un certificat digital de semnătură electronică de la unul din furnizorii acreditaţi de pe site-ul www.adr.gov.ro.;
– instalați programului Adobe Reader;
– descărcați documentul de confirmare de pe portalul ANAF, completaţi-l, transmiteţi-l pe e-mail la furnizorul certificatului, primiţi-l semnat de către acesta.
– accesați portalul ANAF – Sectiunea Servicii Online – Înregistrare în Spațiul Privat Virtual – Înregistrare utilizator persoane juridice și alte entități fără personalitate juridică – Înregistrare utilizatori cu certificat digital, unde veți completa datele de identificare ale persoanei cu calitatea pe care o aveți de: reprezentant legal, reprezentant desemnat sau împuternicit al solicitantului și veți incărca documentele justificative.
Cu ajutorul certificatului digital veți putea avea acces la contul SPV pentru firma dvs. și veți putea încărca și descărca facturile în sistemul RO e-Factura.
2. Emiterea facturilor electronice
Toate facturile emise vor trebui emise în formatul electronic XML, format care respecta un set de reguli foarte stricte şi care trebuie să conţină anumite informaţii obligatorii.
Acest fişier XML se poate viualiza sub forma unei facturi în PDF cu o aplicaţie pusă la dispoziţie chiar de către ANAF: https://www.anaf.ro/uploadxml/.
3. Transmiterea facturilor electronice se face prin logarea în SPV – în sistemul RO e-Factura urmând următorii paşi:
– Se intră pe site-ul https://anaf.ro;
– Se apasă pe opţiunea de Autentificare Certificat;
– Se selectează şi se introduce parola de la semntaura electronică (certificat digital);
– Se intră în meniul Factura electronică şi se selectează opţiunea Trimitere Factură;
Se selectează codul fiscal pentru care doriţi să încărcaţi e-Factura, apoi se alege fişierul XML cu toate datele e-Facturii completate corect şi la sfârşit se apasă butonul Transmitere XML factura.
4. Validarea facturii electronice în sistemul RO e-Factura
După transmiterea facturii electronice în sistemul RO e-Factura, acesta verifică în mod automat structura şi corectitudinea întocmirii fişierului XML încărcat.
Dacă fişierul este transmis corect, se va genera în mod automat un mesaj de validare (răspuns), iar factura va primi o semnatură electronică din partea MF care va confirma acceptarea acesteia în sistem.
Dacă fişierul transmis este incorect, se va genera în mod automat un mesaj cu detaliile eronate din factură. După corectarea erorilor apărute, se va trimite din nou factura în sistem pentru validare.
5. Păstrarea facturilor
Fişierele care conţin facturile electronice în format XML sunt disponibile pentru descărcare din sistemul RO e-Factura timp de 60 zile de la validarea acestora. După terminarea acestei perioade, ele vor fi arhivate şi eliberate doar la cerere.
Informații suplimentare cu privire la Sistemul național privind factura electronică RO e-Factura pot fi obținute prin următoarele modalități:
– tutoriale și ghid accesând site-ul Ministerului Finanțelor,www.mfinante.gov.ro – RO e-Factura;
– ghidul publicat pe portalul Agenției Naționale de Administrare Fiscală, www.anaf.ro;
– telefonic, la Serviciul central de asistență contribuabili – Contact-center, la numărul de telefon: 031.403.91.60.
